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Newsletter schreiben – so gehts (leichter)

Du hast Dich für einen eigenen Newsletter entschieden? Ein kluger Schachzug! Tatsächlich setzen noch viel zu wenige Unternehmen auf E-Mail-Marketing. Oft fehlt schlicht das Know-how, um professionelle Newsletter zu verfassen. Als erfahrener Newsletter-Texter verrate ich Dir, was Du beim Newsletter schreiben beachten kannst.

Das Ziel: Warum Newsletter schreiben?

Newsletter aktivieren Menschen, die bereits an Dir und Deinem Unternehmen Interesse zeigen oder mit dir interagiert haben: Sonst wären ihre E-Mail-Adressen ja nicht in Deinem Verteiler, oder? Womit es jetzt weitergeht ist beim Newsletter schreiben – wie bei allem im Leben – mit den wichtigen Fragen: Was will ich mit diesem Newsletter erreichen? Wer ist meine Zielgruppe? Und was ist mein Ziel?

  • Image stärken
  • Events bewerben
  • Ein neues Produkt einführen
  • Verkäufe und Buchungen steigern
  • oder oder oder
Symbolbild Newsletter schreiben: Hand schreibt mit Touchpen auf ein Tablet
Newsletter schreiben ist Handwerk und Übungssache – keine Zauberei.

In jedem Fall sollte Dein Newsletter Deine Empfänger dazu verlocken, in Aktion zu treten. Sei es, dass sie auf einen Blogbeitrag klicken, einen Artikel im Shop ansehen, eine Information abrufen oder mit Dir interagieren – das entscheidest Du. Indem Du Struktur, Content und Handlungsaufforderungen entsprechend planst. Anhand ihrer Interaktionen, also den Klicks und Käufen, die Deine Leser ausführen, kannst Du übrigens den Erfolg Deines Newsletters messen. Eine hohe Click-Through-Rate (CTR) ist ein gutes Zeichen dafür, dass Deinen Lesern Dein Newsletter-Content zusagt.

Die Struktur: Newsletter was muss rein?

Nun sitzt Du also vor dem Bildschirm – und Dir fällt nichts oder viel zu viel ein, worüber Du Deinen Kunden oder Mitarbeitern schreiben möchtest. Kennst Du das? Ein leeres Dokument hemmt und blockiert. Dabei kannst Du Schreibblockaden beim Newsletter schreiben ganz einfach umgehen: Schaffe eine sinnvolle Struktur für Deinen Newsletter, die Du jedes Mal wieder verwenden kannst. Warum? Ein immer ähnlicher Aufbau erleichtert Dir das Schreiben und Deinen Lesern das Lesen. Eine nutzerorientierte Struktur führt Deine Abonnenten durch den Newsletter und erfüllt ihre Erwartungen. Diese fünf Elemente sollte ein gut aufgebauter Newsletter enthalten:

1. Absender

Jeden Tag landen unzählige E-Mail in meinem Postfach. Und wenn ich ehrlich bin, öffne ich nur die, deren Empfänger ich kenne, mag und dem ich vertraue. Als Absender hast Du nur sehr wenige Zeichen, um Dich zu identifizieren. Halte es daher klar, knapp und ohne Sonderzeichen – einfach vertrauenswürdig.

2. Betreffzeile

Öffne ich diese Mail oder nicht? Der Betreff gibt den Ausschlag für die Entscheidung Deines Lesers. Deine und meine Zeit ist knapp bemessen. Dein Betreff sollte die Aufmerksamkeit des Empfängers in wenigen Zeichen fangen und halten können: kurz und knackig. Mache im Betreff klar, worum es geht – und Lust auf mehr. Dabei kannst Du als Faustregel von einer Länge von etwa 50 bis 60 Zeichen ausgehen. Je mehr Deiner Leser den Newsletter auf ihrem Mobilgerät öffnen, desto kürzer solltest Du Deine Betreffzeile halten.

3. Kopfbereich 

Glückwunsch, Dein Empfänger hat sich die Zeit genommen, Deinen Newsletter zu öffnen! Sein Blick fällt nun auf den Kopfbereich. Hier solltest Du zwei Dinge beachten:

  • Beweise Seriosität, indem Dein Leser Absender und Betreff auf einen Blick wiederfindet. Und dies nicht nur in Worten. Es sollte hier unbedingt ein visueller Wiedererkennungseffekt zum Beispiel über Dein Logo und Corporate Design stattfinden.
  • Hier solltest Du nun das überzeugendste Nutzenargument Deines Newsletters platzieren: Warum sollte Dein Kunde oder Mitarbeiter weiterlesen?

4. Content-Bereich

Jetzt ist endlich der Zeitpunkt gekommen, an dem Du alles auspacken kannst, was zu Deinem E-Mail-Marketing-Ziel führt:

  • Informationen, die für Deine Zielgruppe dauerhaft relevant sind: Blogposts, Produktbeschreibungen, Services etc.
  • Neuigkeiten: Angebote, Dienstleistungen, Events, Jubiläen, Produkte, Rabatte, Texte etc.
  • Unterhaltung: (Gewinn-)Spiele, Quizze, Umfragen
  • Handlungsaufforderungen (der sogenannte Call-to-Action oder CTA): verweise mit einem Link oder Button auf mindestens ein aktuelles Thema/Projekt/Artikel, worüber sich Dein Empfänger tiefergehend auf Deinem Blog, Deinem Shop, Deiner Website informieren kann.

All das und noch viel mehr kannst Du in Deinen Newsletter schreiben. Tobe Dich aus! Platziere in jedem Folge-Newsletter immer in etwa die gleiche Anzahl von Content-Elementen. So wissen Deine Leser, was sie erwartet.

5. Footer

Hier gehören vor allem rechtliche Dinge hinein: Also ein Verweis auf Dein Impressum und Deine Datenschutzerklärung sowie der Abmeldelink vom Newsletter. Aktuelle Infos zur DSGVO-Vorschrift in diesem Bereich findest Du unter anderem bei den Kollegen von e-recht24.de. Von Marketingseite kannst Du im Footer auch ideal darum bitten, Deinen Newsletter weiterzuempfehlen.

Die Content-Planung: Wie schreibt man einen Newsletter?

Eine Frage, die ich als Texterin oft zu hören bekomme ist: „Wie schreibt man Newsletter?“ Meine Antwort: mit Ziel, Struktur und Plan. Du weißt inzwischen, welches Ziel Du mit Deinem Newsletter erreichen willst und welche Struktur er haben soll. Doch das Wichtigste fehlt noch: der Inhalt.

Symbolbild Newsletter Texter: Hand malt Herz auf ein Papier
Newsletter-Content mit Herz und Hirn kommt auch im Geschäftsumfeld besonders gut an.

Deinen Newletter mit relevanten Inhalten und Themen zu füllen, geht das gesamte Unternehmen an. Setze Dich mit Deinen Kollegen zusammen. Erstellt gemeinsam einen Content-Plan. Das funktioniert am besten, wenn ihr folgende Fragen beantwortet:

  • Welche wichtigen Aktionen, Events, Jubiläen, Produktlaunches etc. stehen im kommenden Jahr an?
  • Welche Themen sind für Deine Zielgruppe zu welcher Jahreszeit (oder immer) relevant?

Sammle diese Themen sowie Ideen dazu. Halte sie in Deinem Redaktionsplan fest und verteile den Content sinnvoll über das Jahr hinweg. Nur so kannst Du dauerhaft hochwertige Inhalte in Deinen Newsletter schreiben.

Mit Hilfe dieser Themen sowie der Newsletter-Struktur steht schon der größte Teil Deines nächsten Mailings. Jetzt geht es endlich daran, knackige und kurze Überschriften, Texte und CTAs zu formulieren, die Deinen Kunden zum Handeln bringen. Und das schaffst Du! Wort für Wort und Satz für Satz. Und die Bilder nicht vergessen.

Die Tools: Wie erstellt man einen Newsletter?

Ziel, Struktur und Inhalt hast Du. Jetzt geht es an die Umsetzung: Newsletter erstellen geht recht einfach und intuitiv mit verschiedenen Newsletter-Tools und -Programmen. Ich persönlich arbeite gerne mit dem deutschen Anbieter CleverReach, der für Einsteiger ins E-Mail-Marketing sehr gut geeignet ist. Mit verschiedenen Schulungsvideos versetzt CleverReach Dich schnell in die Lage, mit dieser Software professionelle Mailings zu erstellen.

Natürlich gibt es neben CleverReach auch andere Newsletter-Tools, wie zum Beispiel MailChimp oder HubSpot. Welches Du auswählst, ist fast so individuell, wie Deine Kleiderwahl von heute Morgen.

Hast Du einmal ein sogenanntes „Template“ erstellt – also eine Struktur-Vorlage ‒ kannst und solltest Du diese Vorlage immer wieder verwenden. Natürlich wird sich der Newsletter-Content jedes Mal ändern. Auch Dein E-Mail-Template wirst Du im Laufe der Zeit immer weiterentwickeln. Trotzdem: Du hast einen ‒ Deinen ‒ Newsletter erstellt. Super!

Die Zielgruppe: Mitarbeiter-Newsletter und Kunden-Newsletter

Je nachdem, an wen Dein Newsletter gerichtet ist, solltest Du unterschiedliche Dinge beachten. Denn ein werblicher Newsletter an Kunden braucht andere Inhalte, eine andere Sprache und hat eine andere Funktion als ein Newsletter für Mitarbeiter. Doch das weißt Du vermutlich schon, seitdem wir uns am Anfang über Dein Ziel unterhalten haben.

Newsletter oder Blog? Newsletter und Blog!

Gute Frage: Lieber einen Newsletter oder doch einen Blog? Ein gut gepflegter Blog mit vielen relevanten Beiträgen steht im Zentrum Deiner Content Marketing-Strategie. Dein Newsletter trägt diese wichtigen Informationen dann dort hin, wo sie gebraucht und gelesen werden: Zu Deinen Kunden oder Mitarbeitern. Du kannst also durchaus einen Firmenblog pflegen, ohne einen Newsletter zu schreiben. Ein Newsletter ohne Blog-Content ist hingegen nicht wirklich sinnvoll: Es fehlen wertvolle Mehrwerte für Deine Kunden ‒ und für Dich. Daher ergänzen sich beide strategisch gesehen: Newsletter und Blog.

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